در دوران حال، تکنولوژی اسکن اسناد به یکی از ابزارهای اساسی و ضروری در بسیاری از حوزه‌ها تبدیل شده است. از دفاتر کار، سازمان‌ها، واحدهای آموزشی، تا افرادی که به طور حرفهای یا شخصی با اسناد مختلف سر و کار دارند، نیاز به اسکن اسناد با کیفیت و دقت بالا احساس می‌شود. اسکن اسناد علاوه بر ذخیره‌سازی و مدیریت بهتر اطلاعات، امکان اشتراک‌گذاری آسان و دسترسی سریع‌تر به اطلاعات را نیز به ارمغان می‌آورد.
در این مقاله، به بررسی و معرفی انواع مختلف اسکنرهای اسناد حرفهای می‌پردازیم که به کمک آنها می‌توان اسناد را با دقت و کیفیت بالا اسکن نمود. این اسکنرها از تکنولوژی‌های متنوعی برخوردار هستند که هر یک به نحوه خاص خود امکانات و ویژگی‌های منحصر به فردی را به کاربر ارائه می‌دهند. همچنین، در این مقاله به بررسی عملکرد، سرعت، و قابلیت‌های هر نوع اسکنر پرداخته و توصیه‌هایی برای انتخاب اسکنر مناسب برای نیازهای مختلف ارائه می‌شود.
از اسکنرهای تخصصی که قادر به تشخیص اسناد دو یا چند تایی از طریق امواج فرا صوتی (Ultrasonic) می‌باشند، گرفته تا اسکنرهای با رزولوشن بالا و سرعت اسکن مناسب برای پروژه‌های حجیم، در این مقاله به تفصیل به معرفی این انواع اسکنرها پرداخته خواهد شد. همچنین، قابلیت‌ها و ویژگی‌های اسکنرهای دستی نیز به عنوان گزینه‌هایی کارآمد در این مقاله مورد بررسی قرار خواهند گرفت.
در ادامه، با همراهی این مقاله، می‌توانید با ویژگی‌ها، عملکرد، و انتخاب مناسب‌ترین اسکنر برای نیازهای خود آشنا شده و از تکنولوژی پیشرفته اسکن اسناد بهره‌برداری کنید. و در نظر داشته باشید که در صورتی که علاوه بر اسکن نیاز به پرینتر و فکس دارید بهتر است از دستگاه های چند کاره استفاده نمایید.
۱. نوع کاربری و نیازها: ابتدا باید مشخص کنید که اسکنر برای کاربری حرفهای، تجاری یا شخصی استفاده خواهد شد. همچنین، باید نیازهای خاص خود را نیز تعیین کنید؛ آیا به اسکن اسناد دوسویه نیاز دارید، یا اسناد حجیم و حجم بالا را باید اسکن کنید؟
۲. رزولوشن: ویژگی مهمی در انتخاب اسکنر، رزولوشن اسکن (DPI) است. برای اسناد متنی معمولاً رزولوشن ۳۰۰ تا ۶۰۰ DPI کافی است، اما برای اسناد گرافیکی یا تصاویر با کیفیت بالا به رزولوشن بیشتری نیاز دارید.
۳. سرعت اسکن: اگر نیاز به اسکن حجم زیادی اسناد در زمان کم دارید، سرعت اسکن اهمیت دارد. سرعت اسکنر به تعداد برگه‌های اسکن شده در واحد زمان (برگ در دقیقه یا تصویر در دقیقه) اندازه‌گیری می‌شود.
۴. نوع تکنولوژی اسکن: تکنولوژی‌های مختلفی برای اسکن اسناد وجود دارند، از جمله CIS و CCD. تکنولوژی CIS کم‌ترین اندازه را دارد و مناسب برای اسکن اسناد متنی است، در حالی که CCD برای اسناد گرافیکی با کیفیت بالا مناسب‌تر است.
۵. ظرفیت سینی: اگر نیاز به اسکن اسناد در حجم زیادی در یک دوره زمانی کوتاه دارید، ظرفیت سینی اسکنر بسیار مهم است.
۶. قابلیت‌های خاص: برخی از اسکنرها قابلیت‌های خاصی مانند تشخیص اسناد دوسویه، اسکن اتوماتیک دسته‌ای، تنظیم رنگ و کنتراست خودکار و… دارند که بر اساس نیازهای خود می‌توانید از این ویژگی‌ها استفاده کنید.
۷. پشتیبانی از فرمت‌های فایل: مطمئن شوید که اسکنر انتخابی شما از فرمت‌های متداول مانند PDF، JPEG، TIFF و… پشتیبانی می‌کند.
۸. قابلیت اتصال: اسکنر باید دارای اتصالات مورد نیاز برای اتصال به دستگاه‌های مختلف باشد. اکثر اسکنرها از اتصال USB پشتیبانی می‌کنند.
۹. سیستم عامل: اطمینان حاصل کنید که اسکنر با سیستم عامل دستگاه شما سازگاری دارد و درایورهای لازم برای آن در دسترس است.
۱۰. قیمت: قیمت اسکنر نیز یکی از عوامل تاثیرگذار در انتخاب آن است. با توجه به نیازها و بودجه‌ی خود، بهتر است اسکنری را انتخاب کنید که بهترین ترکیب از ویژگی‌ها و قیمت را ارائه می‌دهد.
